📱Primeiro Acesso

A implementação do SolarZChat ocorrerá em algumas reuniões. A primeira, apenas com usuários ADMINISTRADORES, e, em outro momento, teremos treinamentos para o restante da equipe!

Se você participou da reunião para ADMINS, 🥳 confira esse tutorial com os próximos passos:

1º Passo — Realizar o login na plataforma

Com as credenciais de acesso passadas a você, através do WhatsApp, você deve realizar o login na plataforma. O link que você utilizará para acessar a sua conta é enviado junto do login, como mostra o exemplo abaixo:

2º Passo — Criar os demais usuários

Agora você deve criar o acesso dos seus outros usuários da plataforma.

Criando os Usuários

• Vá até a aba “Usuários” no seu menu lateral.

  

• Verifique o seu total de usuários e se existir uma vaga disponível, selecione o botão novo usuário.

  

• Será aberta a tela de cadastro de usuários, que solicita os seguintes dados:

  

  → E-mail: É importante cadastrar um e-mail válido, para o usuário conseguir trocar a senha após o primeiro acesso. Só é permitido apenas um e-mail por usuário.
  → Nome: O nome do usuário é visível apenas por ele e os outros usuários na plataforma. Será o controle e marcação interna para melhor organização. Ex.: Caso o usuário envie alguma mensagem ou altere o responsável do chat, ficará registrado que o usuário x fez a ação.
  → Senha: Senha que o usuário utilizará para acessar a plataforma, juntamente com o e-mail.
  → Nome visível para o cliente: Esse nome funcionará como um assinatura do usuário toda vez que ele enviar uma mensagem para algum chat, facilitando para o cliente identificar com qual usuário daquela conta ele está falando.

  

  

Nível/Permissões

Nessa parte você definirá qual o nível de acesso do usuário e as permissões que ele deve possuir no sistema.

Atualmente existem 2 perfis de usuários:

1. Admin — Tem acesso total a todos os recursos do sistema, além de recursos específicos para administradores como o painel de controle.

2. Normal — Usuário que tem as permissões personalizadas, podendo ter total acesso a certas partes do sistema, acesso limitado em algumas e nenhum acesso em outras partes.

   

Abaixo segue uma lista com as nossas sugestões de permissão que são interessantes dar a um Usuário Normal, fazendo com que seu acesso seja restrito, mas não ao ponto de limitar demais a melhor utilização da plataforma (além das permissões pré-configuradas):

MENSAGENS
☐ Recarregar mensagens recentes
☐ Recarregar mensagens antigas (só texto)

FUNIS
☐ Adicionar/Mover Chats no Funil

CHATBOT
☐ Executar diálogo

CHATS
☐ Delegar Chats
☐ Mudar nome do chat
☐ Ligar/Desligar Chatbot p/ Chat
☐ Arquivar/Desarquivar Chat
☐ Ver número do WhatsApp
☐ Recarregar Chats
☐ Recarregar Foto de Perfil
☐ Adicionar chat As permissões podem ser alteradas a qualquer momento. Caso você precise alterar o nome ou e-mail de algum usuário já cadastrado, basta entrar em contato com o nosso suporte para atualizar essa informação.

Criando departamentos

Ainda no menu de usuários, temos a aba de Departamentos. Os departamentos funcionam como grupos de usuários no SolarZChat.

Servem para que você consiga regular as permissões de diversos usuários de forma simultânea, ou separar os grupos do seu atendimento de acordo com cada setor, como comercial, suporte, etc. Os departamentos ajudam a organizar os setores de atendimento da sua conta. Também são essenciais para contas que possuem robô de atendimento.

Exemplos de departamentos: O mesmo usuário pode participar de diversos departamentos diferentes e as permissões selecionadas no departamento se somam às permissões que o usuário tem individualmente.

Definindo o rodízio de atendimento

Aqui você definirá como os novos chats serão distribuídos quando iniciarem uma conversa com você. É possível adicionar um usuário ou um departamento na sua fila de rodízio e a plataforma fará com que os novos chats que chegarem sejam atribuídos a eles, na ordem da fila e com base nas regras explicadas mais abaixo.

Você terá as seguintes opções, após adicionar um usuário ou departamento a fila:

• Ativo / Inativo: É utilizado para ligar ou desligar o usuário/departamento no rodízio, sem a necessidade de removê-lo. Geralmente é utilizado para quando um usuário/departamento não está presente no atendimento e realizará apenas operações internas no dia, então ele não receberá novos chats.

• Pular / Não pular: Este recurso funciona de maneira similar ao anterior e permite ajustar o seu rodízio aos horários em que você tem mais ou menos usuários/departamentos ativos. Com a opção pular ativada, caso o usuário não esteja online na plataforma, ele não receberá novos chats, sem a necessidade de desativá-lo no rodízio.

3º Passo — Conectar o WhatsApp ao SolarZChat

Após criar os seus usuários e departamentos, definindo também o seu rodízio de atendimento, é hora de conectar o WhatsApp ao SolarZChat.

Passo a passo para conectar — SolarZChat

1. Acesse a aba 'Celulares WhatsApp'.

2. Clique em 'Fazer Leitura do QR-Code' e siga as instruções que aparecerem na tela.

Passo a passo para conectar — no aparelho

1. Abra o APP e toque no botão de menu, localizado no canto superior direito, e depois em Aparelhos conectados;

2. Toque em Conectar um aparelho;

3. Se você ainda não tiver concedido, dê permissão para acessar a câmera;

4. Aponte o celular para o código da tela do computador;

5. Pronto! O WhatsApp fará a leitura automaticamente.

Após realizar a leitura, a plataforma irá carregar e sincronizar todos os chats e mensagens existentes no seu WhatsApp! Dependendo da quantidade de chats e mensagens, você precisará aguardar alguns minutos enquanto todos os dados são carregados.

É possível acompanhar o status dessa sincronização no próprio menu de Celulares WhatsApp. Quando o processo for concluído, o seu aparelho irá constar nesse mesmo menu como ‘Conectado’.

Não é necessário realizar a leitura do QR-Code toda vez que for utilizar a plataforma ou para outros usuários terem acesso. Seguindo os procedimentos recomendados por nossa equipe e mantendo o aparelho que funciona como servidor conectado e carregado, a sua sessão será mantida nos nossos servidores.

4º Passo — Alterar o modelo de ChatBot

Durante a primeira reunião, o implementador responsável te apresentou o nosso modelo de ChatBot, ou robô de atendimento.

Você também consegue baixá-lo por aqui. 👇

Modelo ChatBot

ChatBot Padrão

Caso opte por replicar o nosso modelo em sua empresa, o prazo para a criação do seu robô é de 1 dia útil. Sinalize a nossa equipe no grupo, para haver o prosseguimento da operação quanto antes!

ChatBot Novo

Caso deseje alterar o nosso modelo para adequá-lo ao seu formato de atendimento atual, fique à vontade! O prazo para criação é 3 dias úteis nesses casos. Aqui vão algumas dicas:

🤖 Para visualizar o que o seu bot pode fazer, com exemplos práticos, clique no link abaixo:

Tutorial do Bot.pdf - Google Drive

É importante ler com atenção todas as instruções do documento, para uma criação mais precisa possível do seu robô de atendimento.

O documento em questão possui 2 partes. A Parte 1 contém apenas uma demonstração das etapas de atendimento sugeridas, e, na Parte 2, é que você informará as alterações.

Em algumas etapas de atendimento, haverá sugestões de tags e anotações internas para serem criadas de forma automática pelo robô, como ilustrado abaixo:

Se preferir outras tags no lugar das sugeridas, ou quiser modificar o texto que será criado na anotação interna, detalhe isso no documento.

Após finalizadas todas as alterações, devolva o arquivo pelo WhatsApp e aproveite para agendar a próxima reunião onde o ChatBot será testado em videoconferência e validado por você!